Vie privée

Charte vie privée

Votre vie privée et vos données à caractère personnel vous tiennent à cœur?
A nous aussi!

1. Nous respectons votre Vie Privée

Cette Charte concernant la Protection de la Vie Privée et le Traitement des Données à Caractère Personnel (« Charte Vie Privée ») a pour objectif de vous informer, en tant que client(e) s, futur(e) client(e) potentiel(le) ou autre co-contractant(e) sur le Traitement de vos Données à Caractère Personnel et sur vos droits découlant du Règlement Général Européen sur la Protection des Données à Caractère Personnel (en anglais « GDPR ») et des lois locales relatives à la protection de la Vie Privée et des Données à Caractère Personnel (« Lois Applicables »).

Le Règlement GDPR s’applique uniquement au Traitement de Données se rapportant à des personnes physiques.

2. Vous nous avez confié vos Données à Caractère Personnel

2.1. CapitalatWork Foyer Group S.A. et CapitalatWork S.A. (y compris sa succursale établie aux Pays-Bas), les sociétés for- mant le Groupe CapitalatWork (ci-après « CapitalatWork » ou « Groupe ») , Traitent , chacune pour son activité respective, des informations sur vous, vos employés, vos administrateurs, agents ou tous autres représentants conformément aux dispositions reprises ci-dessous.

2.2. Nous nous engageons à protéger votre Vie Privée et vos Données à Caractère Personnel et à respecter vos droits. Cette Charte explique comment nous Traitons vos Données, en conformité avec les Lois Applicables.

2.3. Si vous êtes une entité, nous vous prions d’informer vos employés, administrateurs, agents ou autres représentants du Traitement que nous faisons de leurs Données à Caractère Personnel. Chaque fois que dans le cadre de notre relation d’affaires vous nous transférerez des Données à Caractère Personnel, vous garantissez avoir la capacité requise à cet effet (c’est-à-dire la « base juridique » au sens de GDPR). Vous garantissez également que tout transfert de Données à Caractère Personnel vers CapitalatWork ne sera pas de nature à nous mettre en violation des Lois Applicables.

3. Nous traitons vos Données à Caractère Personnel et il est possible que nous les échangions avec nos partenaires

3.1. Selon que vous soyez client(e)s, futur(e) client(e) potentiel(le) ou autre co-contractant(e) d’une des sociétés du Groupe CapitalatWork, cette dernière a la qualité de « Responsable du Traitement » en ce qui concerne le Traitement de vos Données. C’est à-dire qu’elle détermine les Finalités et les moyens du Traitement de vos Données et qu’elle est la première responsable pour assurer que ce Traitement soit réalisé d’une manière licite, transparente et sécurisée.

Nos coordonnées respectives sont:

Pour la Belgique et les Pays-Bas:

CapitalatWork S.A.
Avenue de la Couronne 153
1050 Bruxelles
Belgique
Numéro d’entreprise: 0441.148.080 RPM Bruxelles

Pour le Luxembourg:
CapitalatWork Foyer Group S.A.
12 rue Léon Laval
3372 Leudelange
Luxembourg
RCS : B78769

Pour toutes les entités du Groupe, nous avons nommé un Délégué à la Protection des Données (DPO) que vous pouvez joindre par courrier à l’adresse postale de CapitalatWork ou par e-mail: privacy@capitalatwork.com

3.2. Nous vous garantissons que toute personne ayant accès à vos Données à Caractère Personnel (p.ex. nos employés) et agissant sous notre autorité, Traite vos Données dans le respect des instructions que nous lui avons données et s’est engagée à respecter les règles en matière de confidentialité.

3.3. CapitalatWork peut faire appel à des Sous-Traitants pour le Traitement de vos Données à Caractère Personnel (p.ex. des fournisseurs de services informatiques, fournisseurs de logistique, …). Dans ce cas, nous nous engageons à ne faire appel qu’à des Sous-Traitants fournissant suffisamment de garanties en ce qui concerne la licéité, la transparence et la sécurité du Traitement de vos Données.

3.4. Nous nous réservons le droit de partager vos Données au sein de notre Groupe a n d’optimiser leur Traitement, l’efficacité et la qualité des services et produits que nous vous livrons.

3.5. Nous pouvons aussi être amenés à transférer vos Données aux autorités publiques, réglementaires, judiciaires, à nos avocats, conseils, auditeurs, ou à des tiers, si la loi nous y oblige ou si nous estimons en toute bonne foi qu’une telle divulgation est nécessaire à la protection des droits, biens ou de la sécurité du Groupe CapitalatWork, de nos clients et autres co-contractants ou du public. Ce type de transfert peut par exemple avoir lieu dans le cadre d’une enquête, pour se conformer à une obligation ou procédure légale, dans le cadre d’une fusion, acquisition ou réorganisation d’une des sociétés ou du Groupe. Ces transferts seront également effectués dans le respect de nos obligations découlant des Lois Applicables.

3.6. En principe, nous ne transférerons pas vos Données en dehors de l’Espace Economique Européen. Si toutefois de tels transferts s’avéraient nécessaires, nous vérifierons d’abord quelques pays des destinataires assurent un niveau de protection adéquat, ou que des garanties (contractuelles) appropriées ont préalablement été mises en place. Une copie desdites garanties pourra alors être mise à votre disposition en vous adressant à votre chargé de relation au sein de CapitalatWork.

4. Nous traitons différentes catégories de Données

4.1. Les catégories de Données que nous recueillons et Traitons sont les suivantes:

A. Données à caractère personnel

  • Données d’identification
    Par exemple: nom, civilité, date de naissance, nationalité, adresse, documents d’identité, numéro d’identification nationale ou similaire, numéro d’identification scale, etc.
  • Situation juridique personnelle
    Par exemple: état civil, régime matrimonial, composition familiale, capacité à contracter
  • Coordonnées de contact
    Par exemple: adresse(s), téléphone, e-mail, langue, etc.
  • Vos préférences et intérêts
    Par exemple: fréquence d’envoi des situations de portefeuille, intérêt pour nos événements, …
  • Informations financières
    Par exemple: situation, historique de compte et transactions, profil et horizon d’investissement, etc
  • Informations contractuelles et d’utilisations

Par exemple: détail des produits et services dont vous bénéficiez et de la manière dont vous les utilisez

• Données ouvertes, informations publiques et informations obtenues via des tiers
Par exemple: Données librement accessibles sur Internet, Données de journaux of ciels (Moniteur belge, Journal Of ciel du Grand-Duché de Luxembourg, …), de banques de Données, … que nous utilisons pour compléter et améliorer nos Données.

• Catégories particulières de Données personnelles Uniquement si les Lois Applicables nous y autorisent ou contraignent, nous traitons des Données à votre sujet qualifiées de sensibles.
Par exemple: « personne politiquement exposée » au sens de la législation anti-blanchiment

• Communications
Par exemple: ce que vous partagez comme Données avec nous par le biais de nos différents échanges (lettres, e-mails, téléphone…)

• Consentements

4.2. En plus des catégories de Données énumérées ci-dessus, nous pouvons Traiter toute autre type de Données vous concernant que vous nous aurez volontairement fournis, qui nous ont été fournies dans le cadre de nos relations d’affaires ou que nous avons déduites ou générées des Données se trouvant déjà en notre possession.

5. Nous traitons vos Données dans un but précis et avons la base juridique nécessaire pour le faire

5.1. Nous traiterons les Données à Caractère Personnel pour les finalités suivantes (les « Finalités »):

  • Gestion de vos contrats et services
  • Gestion de nos fournisseurs, clients, partenaires et relations publiques
  • Prévention du blanchiment d’argent, de la fraude et du nuancement du terrorisme, prévention et détection des manipulations de marché et des délits d’initié
  • Respect d’obligations légales et scales
  • Gestion de contentieux et de différends éventuels (litiges, contestations,…)
  • Sécurité et protection de notre organisation, de nos activités, de nos partenaires, nos clients, nos visiteurs et du public
  • Renseignements technico-commerciaux sur l’utilisation de nos services
  • Communication et marketing, y compris l’envoi de nos newsletters, la gestion de nos sites-web et autres canaux de communication

5.2. Nous traitons les Données en nous assurant qu’une des bases légitimes suivantes existe:

a)  Le Traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales;

b)  Le Traitement est nécessaire aux ns de nos intérêts légitimes à savoir:

  • La bonne exécution et continuation de nos activités et l’élargissement ou l’amélioration de nos services et produits
  • L’information et la communication vis-à-vis de nos relations contractuelles existantes sur nos produits et services que nous considérons pertinente compte tenu de la connaissance que nous avons de vous
  • La protection de notre organisation, de nos activités, de nos partenaires, de nos clients, de nos visiteurs et du public
    Lorsque nous traitons des Données sur base de notre intérêt légitime, c’est toujours dans le respect de l’équilibre avec vos droits et intérêts fondamentaux.

c) Le Traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures pré-contractuelles prises à votre demande;

d) Vous avez consenti au Traitement pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

6. Nous conservons vos Données pendant une période limitée et dans un but précis

6.1. Nous conserverons vos Données uniquement tant que la Finalité de leur Traitement le requiert. Nous supprimerons ou anonymiserons vos Données, selon le cas, dès que la Finalité de leur Traitement ou l’obligation légale de les retenir auront disparu.

7. Nous respectons vos droits

7.1. Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées a n que vos Données soient Traitées dans les conditions de sécurité appropriées a n de les protéger de la perte, de toute utilisation, modification ou destruction abusives.

7.2. Retenez qu’en tant que Personne Concernée, vous pouvez, à tout moment, nous demander de:

  • confirmer que nous traitons effectivement des Données vous concernant et vous donner accès;
  • rectifier ou compléter des Données inexactes ou incomplètes;
  • limiter le Traitement de vos Données à Caractère personnel ou de les effacer;
  • transférer vos Données à un autre Responsable de votre choix. Vous pouvez aussi vous opposer au Traitement de vos Données à caractère personnel et retirer votre consentement lorsque qu’un Traitement est basé sur ce dernier.

Pour garantir la sécurité de vos Données et pour éviter tout abus, avant de répondre à votre demande nous vous demanderons de nous fournir une preuve acceptable de votre identité, et vérifierons le bien fondé de votre demande et si toutes les conditions ont bien été remplies. Si votre demande est fondée, nous vous répondrons dans un délai d’un (1) mois à compter de sa réception.

Nous ne donnerons pas suite aux demandes excessives. Une demande peut être considérée excessive en raison de sa répétitivité par exemple.

8. Vous avez encore des questions ou souhaitez introduire une plainte?

8.1. Si vous avez des questions ou hésitations sur la manière dont nous Traitons vos Données, n’hésitez pas à les diriger vers votre chargé de relation chez CapitalatWork qui est aussi formé et habilité à recevoir vos demandes relatives à votre Vie Privée et, le cas échéant, à les rediriger vers notre Délégué(e) à la Protection des Données (DPO).

Vous pouvez également nous joindre à l’adresse suivante: privacy@capitalatwork.com en joignant à votre demande une copie recto-verso de votre carte d’identité.

Nous vous assurons que nous fournirons nos meilleurs efforts afin de trouver une solution rapide et équitable à tout problème que vous nous soumettrez.

8.2. De plus, si vous avez des raisons de croire que le Traitement de vos Données à Caractère Personnel réalisé par CapitalatWork est en violation avec les Lois Applicables, vous avez le droit, à tout moment, d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de votre choix.

Vous pouvez consulter les sites internet des Autorités de contrôle vous concernant a n d’obtenir leurs coordonnées à jour :