Privacy

Privacy charter

Liggen uw privacy en persoonsgegevens u nauw aan het hart ?
Ons ook!

1. We respecteren uw privacy

Dit Charter met betrekking tot de Bescherming van de Privacy en de Verwerking van Persoonsgegevens (« Privacy Charter ») wil u, als cliënt(e), toekomstige potentiële cliënt(e) of andere medecontractant(e) informeren over de Verwerking van uw Persoonsgegevens en uw rechten overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (in het Engels: « GDPR ») en over andere wetgeving met betrekking tot de bescherming van Privacy en Persoonsgegevens (« Toepasselijke Wetgeving»).

De GDPR is uitsluitend van toepassing op de Verwerking van Gegevens met betrekking tot natuurlijke personen.

2. U heeft ons uw Persoonsgegevens toevertrouwd

2.1. CapitalatWork Foyer Group S.A. en CapitalatWork S.A .(inclusief haar bijkantoor gevestigd in Nederland), samen de groep CapitalatWork (hierna: « CapitalatWork » of « Groep »), Verwerken, elk voor hun eigen activiteiten, Gegevens over u, uw werknemers, uw bestuursleden, uw agenten of andere vertegenwoordigers zoals hieronder beschreven.

2.2. Wij engageren ons om uw Privacy en uw Persoonsgegevens te beschermen en uw rechten te respecteren. Dit Charter legt uit hoe wij uw Persoonsgegevens Verwerken, in lijn met de Toepasselijke Wetgeving.

2.3. Indien u een entiteit bent, vragen wij u om uw werknemers, uw bestuursleden, uw agenten of andere vertegenwoordigers te informeren over de Verwerking van hun Persoonsgegevens die wij uitvoeren. Iedere keer dat u, in de context van onze professionele relatie, Persoonsgegevens aan ons overmaakt, verzekert u ons dat u de bevoegdheid heeft om dit te doen (meer bepaald over een « juridische basis » beschikt in de zin van de GDPR). U verzekert eveneens dat elke overdracht van Persoonsgegevens aan CapitalatWork niet van die aard zal zijn, dat het voor ons een inbreuk vormt op de Toepasselijke Wetgeving.

3. Wij Verwerken uw Persoonsgegevens en kunnen deze met onze partners uitwisselen

3.1. Afhankelijk of u een cliënt(e), een toekomstige potentiële cliënt(e) of een andere medecontractant(e) van CapitalatWork bent, heeft deze laatste de hoedanigheid van « Verwerkingsverantwoordelijke » voor de Verwerking van uw Gegevens. Dit houdt in dat zij de Doeleinden en de middelen van de Verwerking van de Gegevens bepaalt en dat zij als eerste verantwoordelijke is om ervoor te zorgen dat de Verwerking op een rechtmatige, transparante en veilige wijze gebeurt.

Onze contactgegevens zijn :

Voor België en Nederland:

CapitalatWork S.A.
Kroonlaan 153
1050 Brussel
België
Ondernemingsnummer: 0441.148.080 RPR Brussel

Voor Luxemburg:

CapitalatWork Foyer Group S.A.
12 rue Léon Laval
3372 Leudelange
Luxembourg
RCS : B78769

Voor alle ondernemingen van de Groep hebben we een DataProtection Officer (DPO) aangesteld die u schriftelijk kan bereiken op het adres van CapitalatWork of per e-mail: privacy@capitalatwork.com.

3.2. Wij verzekeren u dat iedere persoon die toegang heeft tot uw Persoonsgegevens (bijvoorbeeld onze werknemers) en die handelt onder ons gezag, uw Gegevens Verwerkt volgens de instructies die wij hem hebben gegeven en die zich bovendien heeft verbonden om de regels inzake vertrouwelijkheid na te leven.

3.3. CapitalatWork kan beroep doen op Verwerkers voor de Verwerking van uw Persoonsgegevens (bijvoorbeeld: leveranciers van informaticadiensten, logistieke dienstverleners, …). In dit geval, zullen wij enkel beroep doen op Verwerkers die voldoende waarborgen bieden inzake de rechtmatigheid, de transparantie en de beveiliging van de Verwerking van uw Gegevens.

3.4. We behouden ons het recht voor om uw Gegevens binnen onze Groep te delen tot verbetering van de Verwerking van deze Gegevens, evenals van de efficiëntie en de kwaliteit van de diensten en producten die wij leveren.

3.5. Het kan ook gebeuren dat wij uw Gegevens overdragen aan openbare, regelgevende of gerechtelijke instanties, aan onze advocaten, raadgevers, revisoren, of aan derden, indien de wet ons dit oplegt of indien wij ter goede trouw van mening zijn dat een dergelijke doorzending nodig is voor de bescherming van onze rechten, eigendommen of de veiligheid van CapitalatWork, van onze cliënten en andere medecontractanten of van het publiek. Deze overdracht kan bijvoorbeeld plaatsvinden in het kader van een enquête, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of procedure, in het kader van een overname, acquisitie of reorganisatie van één van de ondernemingen of van de Groep. Ook deze overdrachten zullen in conformiteit gebeuren met onze verplichtingen onder de Toepasselijke Wetgeving.

3.6. In principe geven wij uw Gegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dergelijke overdracht toch noodzakelijk zou blijken, gaan wij eerst na of de landen van de bestemmelingen over een passend beschermingsniveau beschikken, dan wel of er voorafgaandelijk (contractueel) passende waarborgen zijn voorzien. U kan in dit geval een kopie van deze waarborgen ontvangen door contact op te nemen met uw relatiebeheerder binnen CapitalatWork.

4. Wij verwerken verschillende categorieën van Gegevens

4.1. De categorieën van Gegevens die wij verzamelen en Verwerken, zijn de volgende:

  • Identificatiegegevens
    Bijvoorbeeld: naam, burgerlijke staat, geboortedatum, nationaliteit, adres, identiteitsdocumenten, rijksregister-nummer of vergelijkbaar nummer, fiscaal identificatienummer, …
  • Persoonlijke juridische situatie
    Bijvoorbeeld: burgerlijke staat, huwelijksvermogenstelsel, gezinssamenstelling, contractbevoegdheid, …
  • Contactgegevens
    Bijvoorbeeld: Adres(sen), telefoonnummer, e-mailadres, taal, …
  • Uw voorkeuren en interesses
    Bijvoorbeeld: frequentie voor het verzenden van de portfoliostatus, interesse in onze evenementen, …
  • Financiële informatie: Bijvoorbeeld: financiële status, historiek rekening en financiële transacties, investeringsprofiel en -horizon, …
  • Contractuele en gebruiksinformatie. Bijvoorbeeld: details van de producten en diensten waar- van u geniet en de wijze waarop u ze gebruikt
  • Beschikbare gegevens, publieke informatie en informatie verkregen via derden. Bijvoorbeeld: Gegevens die vrij toegankelijk zijn via het internet, Gegevens uit of officiële staatsbladen (Belgisch Staatsblad, Publicatieblad van het Groothertogdom Luxemburg, …), databanken, … waarvan wij gebruik maken om onze Gegevens aan te vullen en te verbeteren.
  • Bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wij zullen enkel Gegevens over u verwerken die als gevoelig worden gekenmerkt, wanneer de Toepasselijke Wetgeving ons dit toelaat of oplegt. Bijvoorbeeld: “politiek prominent persoon” in de zin van de anti-witwaswetgeving.
  • Communicatie. Bijvoorbeeld: de Gegevens die u met ons deelt tijdens onze verschillende contacten (briefwisseling, e-mail, telefoon, …).
  • Toestemmingen

4.2. Naast de hierboven vermelde categorieën van Gegevens, kunnen wij andere categorieën Gegevens over u Verwerken die u ons vrijwillig heeft gegeven, die ons zijn bezorgd in het kader van onze zakenrelaties of die wij afgeleid of ontwikkeld hebben op basis van Gegevens waarover wij reeds beschikten.

5. Wij verwerken uw Gegevens voor een specifiek doel en beschikken over de nodige juridische basis om dit te doen

5.1. Wij Verwerken uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden (de « Doeleinden »):

  • Beheer van uw contracten en diensten;
  • Beheer van onze leveranciers, klanten, partners en publieke relaties;
  • Het voorkomen van witwassen,fraude en financiering van terrorisme, preventie en detectie van marktmanipulatie en van misbruik van voorkennis;
  • Naleving van wettelijke en fiscale verplichtingen;
  • Beheer van eventuele rechtszaken en geschillen (litiges, betwistingen, …);
  • Veiligheid en bescherming van onze organisatie, activiteiten, partners, cliënten, bezoekers en het publiek;
  • Technisch-commerciële informatie over het gebruik van onze diensten;
  • Communicatie en marketing, met inbegrip van het versturen van nieuwsbrieven, het beheer van onze websites en andere communicatiekanalen.

5.2. Wij Verwerken alleen Gegevens bij aanwezigheid van een juridische basis, zoals:

a)  de Verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

b)  de Verwerking is noodzakelijk voor ons rechtmatig belang, namelijk:

  • De goede uitvoering en continuïteit van onze activiteiten en de uitbreiding of verbetering van onze diensten en producten;
  • De informatie en communicatie ten aanzien van onze bestaande contractuele relaties over onze producten en onze diensten die wij relevant beschouwen op basis van de informatie die wij over u beschikken;
  • De bescherming van onze organisatie, van onze activiteiten, van onze partners, van onze cliënten, van onze bezoekers en van het publiek. Wanneer wij gegevens behandelen in het kader van ons rechtmatig belang, doen wij dit steeds in evenwicht met uw rechten en fundamentele belangen.

c) De Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek werden genomen;

d) U heeft toegestemd met de Verwerking voor één of meerdere specifieke doeleinden.

6. Wij bewaren uw Gegevens gedurende een beperkte periode en voor een specifiek doel

6.1. Wij zullen uw Gegevens slechts bewaren zolang de Doeleinde doel van de Verwerking dit vereist. We zullen uw Gegevens verwijderen of anonimiseren, naargelang het geval, zodra de Doeleinde van hun Verwerking of de wettelijke verplichting om ze te bewaren niet meer aanwezig is.

7. Wij respecteren uw rechten

7.1. Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw Gegevens op een voldoende beveiligde wijze Verwerkt worden om ze te beschermen tegen verlies of elke vorm van onrechtmatig gebruik, wijziging of vernietiging.

7.2. Weet dat u, als Betrokkene, ons steeds kan vragen om:

  • te bevestigen dat wij daadwerkelijk Gegevens over u verwerken en u inzage geven;
  • onjuiste of onvolledige Gegevens te corrigeren of aan te vullen;
  • de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken of deze te verwijderen;
  • uw Gegevens over te dragen aan een andere

U kan zich ook verzetten tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens of uw toestemming intrekken wanneer de Verwerking hierop is gebaseerd.

Om de veiligheid van uw Gegevens te verzekeren en elk misbruik te voorkomen, zullen wij, vooraleer in te gaan op uw verzoek, u vragen ons een aanvaardbaar bewijs van identiteit te bezorgen en nagaan of uw verzoek ontvankelijk is en aan alle voorwaarden voldoet. Indien uw aanvraag ontvankelijk is, zullen wij hierop antwoorden binnen een termijn van één (1) maand na ontvangst van het verzoek.

Wij zullen niet ingaan op buitensporige verzoeken. Een verzoek kan bijvoorbeeld als buitensporig beschouwd worden door haar repetitief karakter.

8. Heeft u nog vragen of wenst u een klacht in te dienen?

8.1. Indien u vragen of twijfels heeft over de wijze waarop wij uw Gegevens Verwerken, aarzel dan niet om contact op te nemen met uw relatiebeheerder bij CapitalatWork, die ook opgeleid en bevoegd is om uw vragen met betrekking tot privacy te ontvangen en om deze, desgevallend, over te maken aan onzeData Protection Of cer (DPO).

U kan ons steeds bereiken via privacy@capitalatwork.com, met bijgevoegd aan uw verzoek een recto-verso kopie van uw identiteitskaart.

Wij verzekeren u dat wij ons best zullen doen om een snelle en gepaste oplossing te bieden voor elke bezorgdheid dat u ons toestuurt.

8.2. Bovendien, als u redenen heeft om te denken dat de Verwerking van uw Persoonsgegevens door CapitalatWork in strijd is met de Toepasselijke Wetgeving, heeft u het recht om op elk ogenblik een klacht in te dienen bij een Toezichthoudende Autoriteit naar keuze.

De contactgegevens van de Toezichthoudende Autoriteiten zijn beschikbaar op hun respectievelijke webpagina’s:

België – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Luxembourg – www.cnpd.public.lu
Nederland – www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Verwerkingsverantwoordelijke naar keuze.